Cách Quản Lý Thời Gian Thông Minh Của Người Thành Công

Người thành công luôn là hình mẫu lý tưởng của nhiều người, nhiều bạn trẻ hiện nay có những idol (thần tượng) về thành công riêng như Elon Musk, Bill Gates, Warren Buffett… và một số bạn luôn sống theo phong cách sống của idol đó.

Bạn có biết tại sao người thành công có cực kỳ nhiều công việc nhưng vẫn có thời gian để nghỉ ngơi, thư giãn, chơi cùng gia đinh?

Đó là vì họ biết cách quản lý thời gian hợp lý. Vậy người thành công quản lý thời gian như thế nào? 

Trong bài viết này, mình sẽ nêu ra 12 nguyên tắc quản lý thời gian mà hầu hết những người thành công đều áp dụng cho cuộc sống của họ. Cùng xem nhé!

#1 Dậy Sớm Và Tạo Thói Quen Buổi Sáng

Công ty tài chính kinh doanh Fleximize đã thăm dò ý kiến của một số người nổi tiếng về thói quen buổi sáng của họ, cụ thể như sau:

  • Tim Cook (CEO của Apple) thức dậy lúc 5 giờ sáng.
  • Anna Wintour (biên tập viên của tạp chí Vogue) dậy lúc 5h45 sáng để chơi tennis trước khi đi làm.
  • Oprah (một giám đốc truyền thông của Mỹ) dậy lúc 6h sáng để thiền và chạy trên máy chạy bộ trước khi đến trường quay.

Tại sao cần tạo thói quen lành mạnh vào buổi sáng?

Vì thói quen buổi sáng giúp người thành công (kể cả chúng ta) có thêm nhiều năng lượng, tỉnh táo, khỏe mạnh hơn trước khi làm việc.

Một thói quen buổi sáng không thể thiếu để bạn luôn khỏe mạnh đó là tập thể dục.

dậy sớm và tạo thói quen buổi sáng

#2 Tạo Danh Sách Các Công Việc Ưu Tiên Hàng Ngày

Những người thành công luôn nhận ra rằng công việc ưu tiên hàng ngày giúp họ không bị xao nhãng bởi những việc không cần thiết. 

Khi đã có danh sách công việc ưu tiên hàng ngày, họ biết tiến trình công việc mỗi ngày và sau khi hoàn thành chúng thì họ có nhiều thời gian hơn để làm những việc quan trọng nhưng không quá cấp bách.

Rob Rawson, giám đốc điều hành của timemanagement.com,  làm công việc có mức độ ưu tiên cao nhất (quan trọng nhất và cấp bách nhất) của mình vào buổi sáng trước khi kiểm tra email hay làm những việc quan trọng nhưng không cấp bách khác.

Thông thường, buổi sáng là khoảng thời gian chúng ta có nhiều năng lượng nhất, tỉnh táo nhất nên giải quyết những công việc khó khăn cũng dễ dàng hơn.

Bạn đã có danh sách công việc ưu tiên hàng ngày chưa?

Nếu chưa, bạn có thể sẽ cần 1 danh sách để không bị “lạc trôi” mỗi ngày đấy.

tạo danh sách công việc ưu tiên hằng ngày

#3 Làm Việc Đơn Nhiệm

Làm việc đơn nhiệm là một trong những cách giúp bạn tập trung hiệu quả và người thành công cũng không ngoại lệ.

Khi làm việc đơn nhiệm, họ chỉ tập trung vào công việc hiện tại và loại bỏ những phiền nhiễu bên ngoài để giúp họ làm việc tốt hơn với thời gian ngắn hơn.

Nhiều người nghĩ rằng đa nhiệm giúp họ hoàn thành nhiều công việc hơn trong cùng một thời gian. 

Điều đó không có gì sai cả nhưng nó sẽ khiến thời gian làm việc của bạn dài hơn và hiệu quả công việc cũng khó đảm bảo vì bạn không thể tập trung giải quyết tốt việc gì cả.

#4 Học Cách Ủy Quyền

Bạn có thể làm tất cả công việc của công ty nhưng không phải lúc nào bạn cũng có đủ thời gian, sức khỏe và tâm trí để làm tất cả mọi việc.

Người thành công biết điều này, vì vậy, họ luôn dành thời gian để sàng lọc và thuê những nhân viên giỏi nhất chia sẻ bớt công việc để có nhiều thời gian hơn dành cho bản thân, gia đình.

Tuy nhiên, đa phần chúng ta đều khó có thể ủy quyền cho một ai đó để làm việc cá nhân của mình. Vì vậy, theo mình, cách này khá thiếu khả thi với mỗi cá nhân. Nhưng nó lại cực kỳ khả thi nếu bạn là chủ doanh nghiệp hay quản lý của một công ty nào đó.

học cách ủy quyền

#5 Áp Dụng Nguyên Tắc 80/20

Trong bài viết “làm sao để quản lý thời gian hiệu quả?”, mình đã có nhắc đến nguyên tắc này.

Theo nguyên tắc này, 20% công việc chiếm 80% thời gian của bạn và đó thường là những công việc quan trọng cần được ưu tiên nhất trong ngày.

Theo mình thấy, nguyên tắc này được áp dụng cho hầu hết mọi khía cạnh trong đời sống. Tuy nhiên, ở một vài khía cạnh, nó không hoàn toàn chính xác mà chỉ mang tính tương đối.

Trong quản lý thời gian, nó cũng chỉ mang tính tương đối nhưng bạn có thể lấy nó làm thước đo để sắp xếp công việc vào những khoảng thời gian phù hợp.

Ví dụ (khá quen thuộc): Mình có thể làm việc, tập trung tốt nhất vào buổi sáng nên mình luôn ưu tiên những công việc cần sự tập trung và suy nghĩ nhiều vào thời gian này.

áp dụng nguyên tắc 80/20

#6 Viết Ra Những Điều Gây Mất Tập Trung

Đây là một trong các bước giúp tập trung hiệu quả của mình.

Khi bạn tập trung vào một công việc nào đó, bạn thường chỉ dùng một bên bán cầu não (có thể trái hoặc phải) và bên còn lại sẽ “ăn không ngồi rồi”, khi chán cảnh “không có gì làm” bên bán cầu não còn lại này sẽ khiến bạn xao nhãng bằng những việc ít quan trọng như kiểm tra email, nhắn tin cho ai đó, rửa chén…

Lúc này, bạn chỉ cần viết ra những điều gây mất tập trung đó ra giấy để báo hiệu rằng bạn đã nhớ những việc đó và não bộ không cần nhắc nhở bạn nữa.

Lúc đầu, mình cũng chẳng tin cách này có hiệu quả nhưng khi thử nghiệm một vài lần, mình thấy nó có hiệu quả khá tốt. Tuy không thể giải quyết hoàn toàn những phiền nhiễu nhưng đã giảm bớt phần nào đó.

Cách này tuy chỉ có một số ít những người thành công áp dụng nhưng nó mang lại hiệu quả khá tốt đấy. Bạn hãy thử nghiệm và cho mình biết kết quả của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé.

viết ra giấy những điều gây mất tập trung

#7 Tránh Các Cuộc Họp Không Cần Thiết

Jeff Bezos, người thành lập Amazon, luôn được biết đến như người “keo kiệt” vì ông chỉ tổ chức các cuộc họp cần thiết trong thời gian ngắn nhất có thể và tránh các cuộc họp vô nghĩa.

Để làm được điều này, ông muốn những người tham gia trình bày trong cuộc họp viết trước nội dung ra giấy nhưng độ dài không quá 6 trang. Những nội dung này sẽ được gửi cho những người tham gia vào trước cuộc họp.

Nhân viên của ông cho biết, quá trình này giúp họ sắc bén hơn và cải thiện quá trình thảo luận cũng như đưa ra quyết định.

Hiện nay, mình biết có rất nhiều công ty thường xuyên tổ chức họp, đôi khi 1 tuần họp đến 3 – 4 lần và đa phần là những cuộc họp không cần thiết hay không mang lại kết quả gì.

Việc này chỉ làm lãng phí thời gian của bạn và bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng “thiếu thời gian” nếu cần giải quyết một việc cấp bách nào đó. Vì vậy, nếu có thể, bạn hãy tránh các cuộc họp không cần thiết nhé.

#8 Học Cách Nói “Không”

“Bệnh cả nể”, sợ mất lòng người này người kia luôn khiến chúng ta đồng ý trong hầu hết các cuộc vui chơi (cả cần thiết và không cần thiết).

Điều này trực tiếp làm tiêu hao rất nhiều thời gian của bạn và bạn sẽ luôn thiếu thời gian cho công việc hay gia đình.

Vì vậy, hầu hết những người thành công luôn biết cách nói “không” với đa phần các cuộc vui chơi không cần thiết hay không mang lại lợi ích, kết quả gì cho họ.

Trước đây, mình luôn đồng ý tất cả mọi lời mời và khoảng thời gian đó mình chẳng giải quyết được bất kỳ công việc quan trọng nào.

Nhận biết điều đó, mình học cách nói “không” bằng cách chỉ chơi và chấp nhận lời mời với một số người thật sự quan trọng. Tuy ít bạn bè nhưng họ đều là những mối quan hệ rất chất lượng của mình. 

Mình vẫn có rất nhiều mối quan hệ xã giao bên ngoài nhưng mình dành ít thời gian hơn cho các mối quan hệ này.

học cách nói không

#9 Lên Lịch Cho Thời Gian Trống

Cách quản lý thời gian của Warren Buffett và Bill Gates có phần khác biệt. Cả 2 người đàn ông này đều nói rằng bí quyết thành công của họ về quản lý thời gian là lấp đầy khoảng thời gian trống.

Khoảng thời gian trống là thời gian hợp lý nhất để bạn tập trung vào đam mê và những việc bạn dự kiến sẽ hoàn thành trong tương lai. Hoặc bạn có thể dùng khoảng thời gian này để nghỉ ngơi và hồi phục năng lượng.

Mình thường dùng thời gian trống để đọc sách, tập thể dục, đôi khi là xem phim và chơi game (nhưng khá hạn chế 2 hoạt động này).

lên lịch cho thời gian trống

#10 Làm Việc Thông Minh

Chúng ta thường chỉ có thể tập trung cao độ tối đa khoảng 90 phút (đối với những “siêu nhân” về tập trung) và cần thư giãn 15 phút để hồi phục.

Tuy nhiên, tập trung trong 90 phút có thể khiến bạn cực kỳ quá tải nên nhiều người thường chia ra thành khoảng thời gian tập trung ngắn 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút.

Làm việc thông minh là khi bạn có thể tập trung cao độ giải quyết một công việc theo cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian và công sức.

Đây là cách được cực kỳ nhiều người thành công sử dụng. Họ luôn tìm cách đơn giản hóa vấn đề để giải quyết chúng nhanh nhất trong thời gian ngắn nhất.

Nếu bạn đang làm việc chăm chỉ (nhưng không làm việc thông minh), bạn đang lãng phí khá nhiều thời gian quý báu của bản thân đấy. 

làm việc thông minh

#11 Tắt Các Thiết Bị Điện Tử

Các thiết bị điện tử luôn khiến chúng ta xao nhãng bằng những tiếng “ting ting” khi tin nhắn, thông báo hay cuộc gọi đến. Khi bạn xao nhãng bởi chúng, bạn sẽ rất khó tập trung hoàn toàn vào công việc.

Đây cũng là lý do vì sao nhiều người thành công luôn tắt các thiết bị điện tử hoặc để điện thoại ở chế độ rung (hoặc không làm phiền) cho đến khi hoàn thành xong công việc.

Mình có thể xem như là một đứa “nghiện” các thiết bị điện tử điển hình như máy tính và điện thoại. 

Tuy nhiên, khi làm việc, mình luôn để điện thoại ở phòng khác hoặc bật chế độ rung và mình tự kỷ luật bản thân không bật mạng xã hội hay những website khác khi đang làm trên máy tính.

Điều này đã giúp mình tiết kiệm rất nhiều thời gian, không lãng phí thời gian vô ích cho đến khi hoàn thành xong tất cả công việc quan trọng trong ngày.

tắt các thiết bị điện tử

#12 Giảm Bớt Các Quyết Định Không Quan Trọng

Quyết định không quan trọng là những quyết định không thật sự cần thiết cho công việc cũng như cuộc sống của bạn. 

Những câu hỏi như:

  • Hôm nay ăn gì?
  • Mình nên mặc đồ gì?
  • Không biết mang giày này có hợp với đồ đang mặc không?
  • … bla bla bla…

Đây thật sự là những câu hỏi không quá cần thiết nhưng vẫn được một số người xem là cực kỳ cần thiết và dành rất nhiều thời gian để giải đáp chúng.

Cựu tổng thống Mỹ, Barack Obama, đã hạn chế điều này bằng cách giới hạn trang phục của mình. Ông nói: 

Bạn sẽ thấy tôi chỉ mặc những bộ đồ màu xám hoặc xanh. Tôi đang cố gắng giảm bớt các quyết định. Tôi không muốn đưa ra quyết định về những gì tôi đang ăn hoặc mặc bởi vì tôi còn quá nhiều quyết định khác phải đưa ra.

Bạn thấy đấy, mỗi ngày chúng ta đối diện với rất nhiều quyết định (không cần thiết lẫn cần thiết) và quyết định như thế nào phụ thuộc hoàn toàn vào bạn.

Nếu bạn đang dành quá nhiều thời gian vào những quyết định không cần thiết, bạn đang thật sự lãng phí rất nhiều thời gian để làm những việc quan trọng đấy.

giảm bớt các quyết định không quan trọng

Kết Luận

Phong cách sống của những người thành công ở mọi khía cạnh trong cuộc sống luôn giúp chúng ta nhìn lại bản thân và có cái nhìn mới hơn về mọi mặt.

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng được những người thành công luôn ưu tiên hàng đầu. Vì mỗi người đều có 24h mỗi ngày và dùng 24h đó như thế nào phụ thuộc hoàn toàn vào bản thân mỗi người.

Tại sao những người thành công luôn làm rất nhiều việc mỗi ngày nhưng họ vẫn có thời gian cho gia đình, bạn bè? Vì họ biết cách quản lý thời gian hiệu quả.

Đây là 12 cách quản lý thời gian của những người thành công, mong rằng chúng có thể giúp được bạn ít nhiều để bạn quản lý thời gian của bản thân tốt hơn và có nhiều thời gian hơn cho gia đình và những sở thích của bạn.

Bạn quản lý thời gian như thế nào?

FAQ

     Làm Thế Nào Để Dậy Sớm?

Hầu hết mọi người đều nói “dậy sớm rất tốt cho sức khỏe” hay “dậy sớm để thành công” nhưng làm thế nào để dậy sớm thì rất ít người nói.

Điều quan trọng nhất để dậy sớm là bạn cần phải ngủ sớm

Nếu bạn ngủ trễ và dậy sớm, bạn sẽ không đảm bảo được thời gian ngủ trong ngày và khiến cơ thể mệt mỏi hơn, sức khỏe ngày càng suy giảm. (bạn có thể xem thêm video ngủ ít không mệt của Web5ngay để phân chia thời gian ngủ hợp lý nhé)

Nếu bạn chưa quen dậy sớm, cơ thể sẽ khá mệt mỏi. Lúc này, bạn chỉ cần ngồi dậy và uống khoảng 200ml – 500ml nước và ngồi trong khoảng 5 phút là bạn sẽ thấy khỏe ngay thôi. Vì khi ngủ, cơ thể chúng ta không được bổ sung nước nên dễ gây ra tình trạng thiếu nước dẫn đến mệt mỏi.

Nếu dậy sớm khiến bạn thiếu tỉnh táo, bạn hãy đi rửa mặt hoặc chuẩn bị sẵn một bình xịt nước để xịt lên mặt và bạn sẽ tỉnh táo ngay thôi.

guest
0 Bình Luận
Inline Feedbacks
View all comments