Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lập Kế Hoạch Cá Nhân Trong 1 Ngày Làm Việc

“Tôi không có đủ thời gian”, “tôi còn quá nhiều việc phải làm”, “tôi còn phải tăng ca ở công ty”… bla bla bla…

Đây là những lời cực kỳ phổ biến khi một ai đó không quản lý tốt thời gian trong 1 ngày làm việc. Họ rất ít khi nhận lỗi về bản thân rằng họ chưa quản lý tốt thời gian mà lại đổ lỗi cho việc này việc nọ.

Thật ra, chẳng có ai bận 24 tiếng 1 ngày cả, dù làm gì thì bạn vẫn sẽ luôn có những khoảng thời gian trống chỉ cần bạn quản lý tốt thời gian làm việc trong 1 ngày.

Vậy làm thế nào để quản lý tốt thời gian làm việc trong 1 ngày?

Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ đến bạn cách lập kế hoạch cá nhân trong 1 ngày làm việc mà mình đã và đang áp dụng.

Trước khi đi vào chi tiết từng bước, chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem “kỹ năng lập kế hoạch là gì?” và “tại sao cần lập kế hoạch?” để hiểu rõ hơn về những lợi ích mà việc lập kế hoạch mang lại nhé.

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng lập bảng danh sách tập hợp các hoạt động, công việc được sắp xếp theo một trình tự nhất định. 

Một bản kế hoạch hoàn chỉnh giúp bạn biết được công việc nào cần được ưu tiên và bạn sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu hơn.

Tại sao phải lập kế hoạch?

Lập kế hoạch giúp bạn quản lý công việc tốt hơn, bạn không cần phải nghĩ “nên làm gì tiếp theo?” khi hoàn thành xong một việc nào đó.

Không những thế, bạn biết được việc nào cần ưu tiên hoàn thành trước và bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn vì không cần nghĩ nên làm việc nào trước.

Chưa hết, việc lập kế hoạch 1 ngày làm việc và cả kế hoạch lúc rãnh rỗi còn giúp bạn ít cảm thấy chán nản hơn và tận dụng tốt khoảng thời gian trong ngày của bản thân.

Tất nhiên, khi bạn cảm thấy thoải mái với công việc, bạn sẽ làm việc tốt hơn và năng suất làm việc cũng được cải thiện đáng kể.

tại sao cần lập kế hoạch?

Hướng dẫn chi tiết cách lập kế hoạch cá nhân trong 1 ngày làm việc

     Bước #1: Chuẩn bị giấy bút, tránh xa các thiết bị điện tử

Hiện nay, thiết bị điện tử dường như là một thứ thiết yếu trong cuộc sống của chúng ta vì những lợi ích mà nó mang lại.

Bên cạnh những lợi ích đó thì các thiết bị điện tử cũng mang đến nhiều điều không tốt

Tránh xa các thiết bị điện tử sẽ giúp bạn tập trung hơn, không bị làm phiền bởi những tiếng “ting ting” thông báo và cũng giúp bạn ít bị xao nhãng khi làm 1 việc gì đó.

Giấy và bút là 2 thứ giúp bạn tập trung tốt nhất khi lập kế hoạch làm việc. Tại sao ư?

Vì không có điều gì khiến bạn xao nhãng và bạn có thể tập trung hơn để làm việc đơn nhiệm (lập kế hoạch). 

Sau khi đã hoàn thành bảng kế hoạch trên giấy, bạn có thể dùng các công cụ (mình sẽ nói rõ hơn ở phần sau) để lưu trữ lại kế hoạch đó nhằm giúp bạn dễ dàng theo dõi hơn.

chuẩn bị giấy bút và tránh xa các thiết bị điện tử

     Bước #2: Xác định mức năng lượng

Năng lượng có thể được xem như là yếu tố cần thiết nhất giúp mình làm việc hiệu quả hơn.

Thông thường, mức năng lượng sẽ khác nhau tùy vào từng thời điểm trong ngày và thói quen sinh hoạt của bạn. Mình thường có mức năng lượng cao nhất vào buổi sáng (sau khi ăn sáng khoảng 45 phút).

Làm thế nào để biết khi nào bản thân đạt mức năng lượng tốt nhất?

Khi bạn có mức năng lượng tốt, bạn thường cảm thấy thoải mái, tỉnh táo, minh mẫn, luôn muốn làm điều gì đó… và bạn sẽ cảm nhận rõ hơn sự tích cực luôn hiện diện khi có mức năng lượng tốt.

Mức năng lượng thấp thường khiến bạn mệt mỏi, chán nản, lười nhác, không muốn làm bất kỳ việc gì…

Tại sao cần xác định mức năng lượng?

Như mình đã nói, năng lượng giúp bạn và cả mình làm việc tốt hơn, tiết kiệm nhiều thời gian hơn nhưng công việc vẫn đạt hiệu quả tốt.

xác định mức năng lượng trong ngày

     Bước #3: Viết ra giấy công việc cần hoàn thành

Sau khi đã xác định mức năng lượng trong ngày, bạn hãy viết ra giấy toàn bộ công việc cần hoàn thành trong ngày hôm đó và sắp xếp chúng theo mức năng lượng đã xác định.

Bạn hãy dành khoảng thời gian có năng lượng tốt nhất để làm những việc quan trọng hoặc những công việc khó khăn, cần sự tập trung cao.

Lợi ích lớn nhất của việc này chính là bạn sẽ ít cảm thấy chán nản hơn và hoàn thành công việc tốt hơn. Đó cũng chính là cách mình dùng để viết những bài viết trên blog này.

Bạn có thể tham khảo mẫu kế hoạch của mình ở những phần sau.

     Bước #4: Đặt mục tiêu cho từng công việc

Mục tiêu giống như là đích đến của một chặng đua nào đó và trong công việc cũng vậy.

Khi có mục tiêu, bạn sẽ có cảm giác muốn chinh phục nó và điều này chính là động lực để bạn làm việc.

Không những thế, mục tiêu còn giúp bạn biết khi nào công việc được hoàn thành và chất lượng công việc có đảm bảo hay không.

Nếu bạn đã đọc những bài viết về các kỹ năng trước thì bạn chắc hẳn sẽ nhận ra rằng mình luôn viết về việc đặt mục tiêu cho từng kỹ năng đó.

Bạn hãy đặt mục tiêu cao hơn khả năng của bản thân một chút để tạo động lực hoàn thành cũng như giúp bạn phát triển hơn.

Mỗi công việc sẽ có 1 mục tiêu khác nhau, bạn hãy căn cứ vào từng công việc mà đặt ra 1 mục tiêu hợp lý cho ngày hôm đó nhé.

đặt mục tiêu cho từng công việc

     Bước #5: Xác định nguồn lực

Thông thường, chúng ta khó có thể hoàn thành việc gì đó mà thiếu đi những nguồn lực nhất định. Bạn có thể hiểu nguồn lực ở đây chính là con người, thiết bị, công cụ…

Ví dụ: Mình viết blog thì nguồn lực chính là máy tính, công cụ chính là những phần mềm mình dùng để viết bài và đăng bài.

Tại sao cần xác định nguồn lực?

Xác định nguồn lực sẽ giúp bạn tối giản hóa quy trình làm việc. Lúc này, bạn chỉ tập trung vào những điều thật sự cần thiết và đây cũng chính là một trong những cách giúp cải thiện sự tập trung của bạn.

     Bước #6: Xác định khó khăn sẽ gặp phải

Trước khi làm bất cứ việc gì, mình luôn xác định trước những khó khăn sẽ gặp phải để đưa ra những phương án xử lý hiệu quả và nhanh chóng.

Tất nhiên, trong quá trình làm sẽ có những rủi ro mà mình không thể biết trước được. Lúc này, mình sẽ linh hoạt ứng biến để xử lý những khó khăn đó nhanh chóng nhất.

Tuy không thể xác định toàn bộ những khó khăn sẽ gặp phải nhưng ít nhất mình đã chuẩn bị trước và điều đó giúp mình yên tâm hơn, tự tin hơn khi làm việc.

xác định khó khăn sẽ gặp phải

     Bước #7: Thực hiện kế hoạch

Bước cuối cùng cũng là bước quan trọng nhất, nếu bạn có kế hoạch nhưng không bắt tay vào thực hiện thì kế hoạch đó chỉ bỏ đi mà thôi.

Vì vậy, bước này chính là bước để biến kế hoạch thành hiện thực. 

Đôi khi, bạn sẽ gặp những “khó khăn” nhất định khi chuyển từ kế hoạch sang hành động nhưng bạn đừng lo lắng nhé, bạn chỉ cần thực hiện từng chút một cho đến khi việc này thành thói quen. Khi thành thói quen thì bạn sẽ thấy nó đơn giản hơn rất nhiều đấy.

Đây là toàn bộ 7 bước mình đã và đang áp dụng khi lập kế hoạch làm việc trong 1 ngày. Bạn có thể linh hoạt chỉnh sửa chúng để phù hợp với bản thân hơn. Bạn hãy áp dụng chúng và cho mình biết kết quả của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé.

Yếu tố cần có khi lập kế hoạch

Đúng, lập kế hoạch làm việc cực kỳ đơn giản nhưng để bảng kế hoạch đạt hiệu quả tốt thì bạn cần đảm bảo một số yếu tố sau đây:

     Tỉnh táo

Tại sao bạn cần tỉnh táo trong lúc lập kế hoạch?

Tỉnh táo giúp bạn ý thức được việc nào quan trọng cần ưu tiên làm trước và tránh nhầm lẫn khi tạo danh sách công việc.

Mình đã từng lập kế hoạch khi đang “mắt nhắm mắt mở” và kết quả là cả ngày hôm đó mình làm việc không đạt hiệu quả như mong đợi, mặc dù vẫn hoàn thành xong công việc nhưng chất lượng lại thấp hơn rất nhiều so với bình thường.

     Tập trung

Bạn không cần phải tập trung cao độ khi lập kế hoạch mà bạn chỉ cần một sự tập trung nhất định mà thôi.

Tập trung giúp bạn xác định rõ yếu tố nào cần thiết, phân chia công việc tốt hơn tùy vào mức năng lượng trong ngày.

Tuy nhiên, việc này chỉ khó khăn trong thời gian đầu, khi bạn đã quen với việc lập kế hoạch thì bạn chẳng cần tập trung quá nhiều mà đôi lúc chỉ mất khoảng 5 phút là bạn đã có toàn bộ bảng kế hoạch làm việc trong ngày rồi.

tập trung khi lập kế hoạch

     Sắp xếp thời gian phù hợp

Sắp xếp thời gian phù hợp cực kỳ quan trọng, nếu bạn phân chia công việc không đúng với mức năng lượng thì bạn sẽ dễ chán nản, lười nhác và làm việc thiếu hiệu quả hơn.

Ví dụ: Nếu bạn tỉnh táo và tập trung tốt vào buổi sáng nhưng bạn chỉ dùng nó để làm các công việc đơn giản như rửa chén, lau nhà hay đi cà phê… và khi bạn làm việc quan trọng hơn với mức năng lượng thấp hơn thì chất lượng công việc sẽ khó lòng đảm bảo.

Đó chính là lý do vì sao mình luôn làm những việc quan trọng nhất trong ngày như viết bài, kiểm tra bài viết… vào buổi sáng (lúc năng lượng đạt mức cao nhất).

Mẫu kế hoạch làm việc hằng ngày của mình

Mình thường lập kế hoạch theo mức năng lượng trong ngày, buổi sáng là lúc mình có mức năng lượng cao nhất và giảm dần đến chiều tối.

Vì vậy, mình luôn làm những việc quan trọng nhất trong ngày vào buổi sáng. Sở dĩ mình không phân chia công việc cố định theo khoảng thời gian vì mình cảm thấy như vậy khá máy móc và đôi khi năng lượng của mình cũng không đủ để làm việc khi làm theo thời gian cố định.

Đó cũng là lý do vì sao bảng kế hoạch của mình khá đơn giản, bạn có thể tham khảo bảng kế hoạch làm việc trong 1 ngày của mình dưới đây (bảng kế hoạch bao gồm khoảng thời gian làm việc và cả khoảng thời gian trống – rãnh rỗi):

Buổi sángTập thể dục (lúc 5 giờ).
Viết bài (tối thiểu 1000 từ).
Kiểm tra lỗi và đăng bài viết mới.
Buổi chiềuHọc tiếng anh (15 phút).
Đọc sách (ít nhất 30 trang).
Phân tích chứng khoán.Làm việc nhà.
Buổi tốiThiền từ 10 – 15 phút.
Suy nghĩ về những điều đã làm trong ngày.
Nghỉ ngơi, thư giãn.Đi ngủ lúc 10 giờ.

Đây là toàn bộ bảng kế hoạch trong 1 ngày làm việc bình thường của mình. Tất nhiên, mình sẽ linh hoạt tùy chỉnh chúng theo từng ngày để phù hợp hơn với công việc ngày hôm đó.

Bạn cần hiểu rõ mức năng lượng của bản thân khi phân chia công việc. Nếu bạn có mức năng lượng trong ngày khác mình thì bạn có thể linh hoạt điều chỉnh bảng kế hoạch sao cho hợp lý.

Khi lập bảng kế hoạch này, mình đã phân chia công việc ưu tiên theo mức năng lượng và tùy vào từng buổi mà mình ưu tiên hoàn thành những công việc khác nhau.

Ưu điểm lớn nhất của việc này chính là bạn có thể linh hoạt chọn công việc cần hoàn thành và cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc.

Nhược điểm lớn nhất của nó chính là không phải ngày nào bạn cũng có mức năng lượng giống nhau nên bạn cần cực kỳ linh hoạt để hoàn thành toàn bộ công việc trong ngày với chất lượng tốt nhất có thể.

Khi mức năng lượng không đủ, mình thường “gạt” công việc sang 1 bên và tập trung nhiều hơn vào nghỉ ngơi, thư giãn để phục hồi năng lượng.

Các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch hiệu quả

Hiện nay, có rất nhiều công cụ giúp bạn lập và lưu kế hoạch cũng hiệu quả không kém so với viết kế hoạch ra giấy. Những công cụ này, bạn đều có thể cài đặt trên máy tính hoặc điện thoại. Theo ý kiến của mình, một vài công cụ dưới đây sẽ giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả:

Những công cụ này sử dụng tương đối đơn giản, bạn hãy tìm hiểu và chọn ra công cụ thích hợp nhất cho bản thân nhé. Hiện tại, mình chỉ dùng một bảng phụ giáo viên để lập kế hoạch vì mình không thích phụ thuộc nhiều vào công nghệ.

công cụ lập kế hoạch

Kết luận

Lập kế hoạch giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để làm những việc yêu thích nếu bạn lập kế hoạch làm việc tốt.

Thật ra, việc lập kế hoạch không quá khó khăn như mọi người vẫn nghĩ, một mẹo lập kế hoạch để đạt hiệu quả tối ưu chính là kế hoạch làm việc dựa theo mức năng lượng trong ngày của bạn.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn lập kế hoạch tốt hơn thì bạn cần tỉnh táo, tập trung để xác định những công việc cần làm trong ngày và sắp xếp thời gian để làm việc một cách khoa học và hợp lý.

Bạn có thể viết bảng kế hoạch ra giấy và dán ở nơi làm việc hoặc dùng các công cụ như Evernote, Trello, Google Calendar… để tạo và quản lý kế hoạch làm việc.

Tin mình đi, nếu bạn lập kế hoạch làm việc tốt và tuân thủ theo kế hoạch thì bạn không chỉ có rất nhiều thời gian trống mà hiệu suất công việc cũng được cải thiện rất đáng kể đấy. (bạn có thể tìm hiểu thêm về cách tăng năng suất làm việc tại đây)

guest
0 Bình Luận
Inline Feedbacks
View all comments