Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Quản Lý Thời Gian Trong Ngày Hiệu Quả

Mình không phải là người quản lý thời gian siêu tốt như Elon Musk hay Jeff Bezos nhưng ngoài giờ làm việc thì mình vẫn luôn có thời gian dành cho gia đình, bạn bè và những hoạt động yêu thích.

Bạn có thể hoàn thành bao nhiêu việc trong 1 ngày? 

Bạn có luôn trong tình trạng “bận rộn” vì một điều gì đó? 

Bạn luôn cảm thấy thiếu thời gian dành cho gia đình hay những việc khác?

Trước đây, mình luôn “bận rộn” và luôn thiếu thời gian dành cho những việc khác ngoài công việc và đã có những biến cố xảy ra khiến mình rất hối hận và tiếc nuối.

Nếu câu trả lời của bạn cho 3 câu hỏi trên là có thì bạn cần lấy giấy bút ra, ngồi thật thoải mái ở một nơi nào đó và lên kế hoạch để quản lý thời gian đấy.

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn từng bước cách quản lý thời gian mà mình đã và đang áp dụng.

Tuy nhiên, trước khi đi vào chi tiết từng bước, chúng ta cùng đến với một vài khái niệm để hiểu sâu hơn về quản lý thời gian nhé.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình tổ chức và lập kế hoạch phân chia thời gian của bạn cho những hoạt động cụ thể. 

Quản lý thời gian tốt giúp bạn làm việc thông minh hơn, năng suất lao động được cải thiện. Dùng thời gian hiệu quả mang lại cho bạn “quyền lựa chọn” trong hầu như tất cả mọi mặt của cuộc sống như công việc, cuộc sống xã hội, gia đình, sở thích, bạn bè… 

Hầu như mọi người đều nhờ sự hỗ trợ của các kỹ năng, công cụ và kỹ thuật quản lý thời gian khi hoàn thành nhiệm vụ/ mục tiêu để quản lý thời gian hiệu quả hơn.

quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian để làm gì?

Quản lý thời gian dường như là một điều thiết yếu trong tất cả mọi việc.

Một công dụng mà ai cũng biết đến là quản lý thời gian để bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong một ngày và làm việc hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, bạn còn có thể cảm thấy thoải mái và tự tin hơn khi quản lý thời gian hiệu quả vì bạn biết điều bạn cần làm là gì và hoàn thành chúng ra sao.

Đọc thêm: Tại sao cần quản lý thời gian? 

Hướng dẫn cách quản lý thời gian trong ngày

Tuy mình không phải là người quản lý thời gian siêu tốt nhưng mình đã tìm hiểu về các kỹ thuật, kỹ năng quản lý thời gian và chọn lọc những gì phù hợp và hiệu quả nhất với mình qua 6 bước dưới đây:

     Bước #1: Tạo danh sách việc cần làm

Danh sách việc cần làm là điều không thể thiếu nếu bạn không muốn lãng phí thời gian.

Danh sách này giúp bạn biết việc gì cần làm và bạn có thể ước lượng khoảng thời gian hoàn thành công việc đó.

Mình thường tạo danh sách này vào buổi tối trước khi đi ngủ 15 phút. Mình chỉ viết ra 5 việc quan trọng nhất mình cần hoàn thành trong ngày hôm sau, những việc không được ưu tiên như các hoạt động về sở thích cá nhân thì mình không viết ra.

5 Việc này là những việc liên quan đến công việc và thói quen mình muốn duy trì trong thời gian dài như viết ít nhất 1000 từ, học tiếng anh, đọc sách…

Đối với mình, 5 việc là vừa đủ để mình có thể hoàn thành chúng, nếu nhiều hơn mình có thể sẽ không còn đủ thời gian để hoàn thành cũng như thời gian dành cho những hoạt động khác.

Bạn có thể viết ra 5 việc quan trọng nhất trong ngày hoặc viết ra toàn bộ những việc bạn cần hoàn thành và chọn ra tối đa 5 việc cần ưu tiên hoàn thành.

lên danh sách việc cần làm

     Bước #2: Chọn thời gian bắt đầu

Bước bắt đầu luôn luôn là bước khó khăn nhất vì chúng ta sẽ dễ chán nản, thiếu động lực hay trì hoãn.

Vì vậy, chọn thời gian bắt đầu là điều cần thiết để loại bỏ sự tiêu cực. Mình thường chọn thời gian bắt đầu vào lúc mình có nhiều năng lượng nhất.

Vì thời gian đó, mình dễ tập trung hơn và luôn muốn làm một việc gì đó.

Sau khi ngủ dậy (4h30) khoảng 15 phút, mình bắt đầu vận động nhẹ nhàng và viết một vài dòng (khoảng 15 phút) để não bộ làm quen dần với công việc trong ngày.

Sau khi ăn sáng (7h) khoảng 30 – 45 phút, mình bắt đầu chuẩn bị làm công việc quan trọng nhất trong ngày. 

Mình sẽ chia sẻ những hoạt động chuẩn bị trước khi làm việc trong bước tiếp theo.

chọn thời gian bắt đầu

     Bước #3: Chuẩn bị trước khi làm việc

Đây có thể được xem như là “nghi thức” mỗi ngày của mình. Tạo thói quen trước khi làm việc giúp não bộ biết điểm neo ở đâu, mỗi ngày sẽ bắt đầu làm việc khi nào. 

Việc này giúp mình dễ dàng tập trung hơn vào khoảng thời gian cố định trong ngày cũng như có nhiều năng lượng và nhiều động lực hơn để hoàn thành một việc nào đó.

“Nghi thức” hằng ngày của mình bao gồm những việc:

  • Thiền 10 – 15 phút.
  • Nhâm nhi một ít đồ uống (nước cam, cà phê hoặc milo…).
  • Nghe một bản nhạc yêu thích.
  • Bật nhạc không lời.
  • Và làm việc.

Bạn có thể điều chỉnh những hoạt động trước khi làm việc để phù hợp với sở thích và môi trường bạn làm việc.

Sau khi đã chuẩn bị xong, bạn hãy ngồi không làm gì cả khoảng 2 – 3 phút để tạo đà tập trung khi làm việc.

Tuy nhiên, bạn không nên chăm chú làm việc quá lâu mà cần những khoảng thời gian nghỉ ngơi hợp lý.

Nào, chúng ta cùng đến với bước tiếp theo để xem nghỉ ngơi hợp lý là như thế nào nhé.

chuẩn bị trước khi làm việc

     Bước #4: Nghỉ ngơi

Dù là những người có thể tập trung siêu cao độ cũng không thể làm việc trong thời gian dài mà không cần nghỉ ngơi.

Nghỉ ngơi có thể giúp bạn hồi phục năng lượng, sự tập trung, giúp bạn tỉnh táo hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, nghỉ ngơi không phải là những hoạt động như lướt mạng xã hội, trả lời tin nhắn hay đọc tin tức mà là những hoạt động tốt cho sức khỏe vật lý và tâm trí như đi bộ, chạy bộ, thiền… (Bạn có thể đọc bài viết này để hiểu rõ hơn về cách nghỉ ngơi hợp lý)

Mình thường áp dụng phương pháp Pomodoro khi làm việc để tập trung tốt hơn.

Bạn có thể hiểu đơn giản phương pháp này như sau, mỗi phiên làm việc thường kéo dài 25 phút (trong 25 phút đó bạn tập trung cao độ để làm một việc duy nhất) và sau khi hoàn thành 25 phút bạn nghỉ ngơi 5 phút.

Sau khi hoàn thành 4 phiên (tức 2 tiếng), bạn nghỉ ngơi 15 phút vì sau một khoảng thời gian làm việc căng thẳng thì não bộ cần thời gian nghỉ ngơi nhiều hơn.

Bạn có thể dùng phương pháp này cho đến khi hoàn thành công việc. Tuy nhiên, nếu bạn là người tập trung khá tốt, bạn có thể kéo dài phiên làm việc thành 50 phút và nghỉ 10 phút.

Hãy linh hoạt áp dụng nó nhé. Pomodoro là phương pháp mình đang dùng vì nó khá hiệu quả với mình và mình có thể linh hoạt tùy chỉnh thời gian tùy theo công việc mình đang làm.

nghỉ ngơi

     Bước #5: Thực hiện công việc tiếp theo

Sau khi hoàn thành công việc đầu tiên, bạn hãy tiến đến công việc tiếp theo.

Tuy nhiên, bạn đừng vội chuyển tiếp công việc ngay lập tức vì não bộ cần thời gian nghỉ ngơi để phục hồi. Nếu bạn làm công việc tiếp theo ngay khi hoàn thành công việc trước, não bộ sẽ không kịp xử lý và bạn có thể mất tập trung hơn rất nhiều.

Vì vậy, khi hoàn thành công việc trước (dù có đủ 1 phiên làm việc theo Pomodoro hay không), bạn cũng cần nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý để có thể tập trung tốt hơn vào công việc tiếp theo.

thực hiện công việc tiếp theo

     Bước #6: Lên kế hoạch cho thời gian trống

Thời gian trống là khoảng thời gian chúng ta dễ cảm thấy “lạc trôi” nhất vì không có việc gì để làm.

Tuy nhiên, đây cũng có thể được xem là thời gian vàng để bạn nghỉ ngơi, thư giãn, dành thời gian cho bản thân và gia đình, thực hiện các công việc trong tương lai…

Tại sao cùng học một lớp nhưng có người giỏi, có người không giỏi bằng? Hay trong một công ty, cùng một phòng ban nhưng người thì chuyên môn tốt, người thì không tốt bằng?

Vì những người giỏi luôn biết cách tận dụng thời gian trống (rãnh) để nâng cao năng lực của bản thân.

Có một câu nói rằng:

Những công việc bạn làm trong thời gian rãnh sẽ quyết định con người bạn trở thành trong tương lai.”

Mình không nhớ chính xác và cũng không nhớ ai đã từng nói nhưng ý nghĩa của câu nói đó là như vậy. (Bạn thấy câu nói trên thế nào?)

Vì vậy, thời gian rãnh cũng quan trọng không kém thời gian làm việc, nếu bạn không có kế hoạch cho nó thì bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời gian đấy.

Các hoạt động mình thường làm trong khoảng thời gian này là:

  • Đọc sách.
  • Đi chơi cùng gia đình.
  • Vận động nhẹ.
  • Nghỉ ngơi, thư giãn.
  • Tự học thêm.
  • Ngồi thiền.
  • Đi cà phê 1 mình.

Đó là một vài hoạt động mình thường làm vào thời gian rãnh trong ngày, bạn có thể tham khảo và điều chỉnh sao cho phù hợp nhé.

lên kế hoạch cho thời gian trống

Điều quan trọng nhất khi rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Điều quan trọng nhất khi rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian là tự kỷ luật.

Nếu bạn không tự kỷ luật, bạn sẽ dễ bị sự lười biếng và trì hoãn kiểm soát.

Nếu bạn không tự kỷ luật, bạn chẳng thể hoàn thành bất kỳ công việc nào.

Nếu bạn không tự kỷ luật, bạn sẽ chẳng thể quản lý tốt thời gian và sẽ rơi vào tình trạng thiếu thời gian.

Vì vậy, hãy tự kỷ luật bản thân trong bất kỳ việc gì (không riêng gì quản lý thời gian) để giúp bản thân phát triển hơn bạn nhé.

điều quan trọng nhất ki quản lý thời gian

Các công cụ, ứng dụng (App) quản lý thời gian hiệu quả

Các công cụ, ứng dụng quản lý thời gian hiệu quả mà mình đã và đang sử dụng là Google calendar, Trello, EvernoteNotion.

Chúng khá dễ sử dụng nên bạn không cần phải lo lắng nếu chưa từng dùng nhé.

Kết luận

Quản lý thời gian giúp cân bằng cuộc sống của bạn và cả mình. Nếu bạn quá lãng phí thời gian vào chuyện vô bổ, bạn sẽ chẳng thu được lợi ích gì trong tương lai.

Mình đã từng “đắm chìm” rất lâu vào game và các thiết bị điện tử nhưng khi mình học cách quản lý thời gian  thì mình luôn cảm thấy nhiều năng lượng hơn, thoải mái hơn, thư giãn hơn và cuộc sống được cân bằng hơn rất nhiều.

Trên đây là 6 bước mình đã áp dụng hơn 1 năm nay và đã có những kết quả khá tốt, bạn có thể áp dụng chúng cho bản thân bạn hoặc điều chỉnh để phù hợp hơn.

Nếu bạn có khó khăn gì khi quản lý thời gian hay lên kế hoạch quản lý, bạn có thể để lại câu hỏi cho mình ở phần bình luận bên dưới hoặc nhắn tin trực tiếp qua Fanpage, mình sẽ cố gắng giải đáp chi tiết nhất các thắc mắc của bạn.

guest
0 Bình Luận
Inline Feedbacks
View all comments