Làm Sao Để Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả?

Bạn luôn thiếu thời gian để làm việc gì đó?

Thật ra, chúng ta không bao giờ bận 24 tiếng một ngày cả. Nếu trừ ra 8 tiếng để ngủ, bạn cũng sẽ không thể dùng hết 16 tiếng còn lại.

Không có đủ thời gian chẳng qua chỉ là một lý do (phổ biến) để trì hoãn không làm điều gì đó mà thôi.

Nếu bạn thật sự muốn làm điều gì đó nhưng không có đủ thời gian thì bạn đang quản lý thời gian không hiệu quả.

Vậy, làm sao để quản lý thời gian hiệu quả?

Bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả bằng cách:

  • #1 Nguyên tắc 2 phút.
  • #2 Xác định mức năng lượng trong ngày.
  • #3 Loại bỏ phiền nhiễu.
  • #4 Phân tích 80/20.
  • #5 Nói “không” nhiều hơn.
  • #6 Kết hợp làm việc và nghỉ ngơi.
  • #7 Áp dụng phương pháp Ivy Lee.

Bạn hãy linh hoạt áp dụng cả 7 cách trên để chọn ra cách phù hợp với bạn nhé.

Nhưng trước khi tìm hiểu chi tiết từng cách, chúng ta cùng tìm hiểu một vài nguyên nhân khiến bạn quản lý thời gian thiếu hiệu quả nào.

Nguyên Nhân Làm Bạn Quản Lý Thời Gian Thiếu Hiệu Quả

Có rất nhiều nguyên nhân khác nhau, tuy nhiên, trong bài viết này mình xin phép chỉ nêu một vài nguyên nhân phổ biến để bạn nắm rõ và khắc phục chúng (nếu bạn mắc phải những nguyên nhân đó) nhé.

     Thiếu Tập Trung

Tại sao thiếu tập trung làm bạn quản lý thời gian không hiệu quả?

Vì khi thiếu tập trung, bạn làm việc chậm hơn và chất lượng công việc cũng không được đảm bảo. Vì vậy, bạn lãng phí nhiều thời gian trên bàn làm việc hơn và bạn sẽ không còn nhiều thời gian dành cho các hoạt động khác.

Đó là lý do vì sao bạn cần tập trung khi làm bất cứ điều gì dù quan trọng hay ít quan trọng. Bạn có thể đọc series bài viết về tập trung của mình để tham khảo thêm nhé.

thiếu tập trung

     Phân Chia Thời Gian Không Hợp Lý

Phân chia thời gian không hợp lý hay không theo một trình tự nhất định khiến bạn lãng phí nhiều thời gian hơn cho những việc không cần thiết và có thể khiến bạn mệt mỏi hơn.

Ví dụ: Bạn cảm thấy năng lượng nhất vào buổi sáng nhưng bạn lại dành toàn bộ năng lượng đó vào những việc ít quan trọng như photo giấy tờ, trò chuyện cùng đồng nghiệp, chơi game… Và khi bạn bắt tay vào làm việc, bạn thiếu năng lượng, thiếu tập trung hơn và lãng phí nhiều thời gian hơn.

Nếu bạn luôn cảm thấy thiếu năng lượng để làm một việc gì đó thì rất có thể bạn đang phân chia thời gian không hợp lý đấy.

     Căng Thẳng, Áp Lực

Tập trung cao độ, suy nghĩ, lo lắng quá nhiều trong thời gian dài khiến bạn dễ rơi vào tình trạng căng thẳng và chịu áp lực lớn.

Khi căng thẳng hay áp lực, bạn dễ hướng sự chú ý vào việc khiến bạn áp lực và thiếu tập trung vào những việc quan trọng cần giải quyết.

Điều này khiến bạn tốn nhiều thời gian làm việc hơn và “đánh mất” khoảng thời gian dành cho các hoạt động khác.

căng thằng, áp lực

     Không Có Mục Tiêu Rõ Ràng

Bạn đã bao giờ cảm thấy bản thân không biết phải làm gì tiếp theo?

Mình rất nhiều lần như vậy, đó là lúc mình không có mục tiêu rõ ràng, thậm chí không biết mục tiêu của mình là gì.

Nếu bạn không có mục tiêu rõ ràng, bạn lãng phí nhiều thời gian hơn để mơ mộng hay than vãn. Điều đó khiến bạn chán nản nhiều hơn và không muốn làm bất cứ việc gì.

Đó cũng chính là nguyên nhân chính khiến bạn luôn “bận rộn” nhưng không đạt kết quả gì hay luôn không có thời gian dành cho những hoạt động khác.

Các Nguyên Tắc Và Bí Quyết Quản Lý Thời Gian

     #1 Nguyên Tắc 2 Phút

Trong tác phẩm “Getting Things Done”, David Allen đã nói rằng: 

Nếu một công việc nào đó bạn có thể hoàn thành trong 2 phút hoặc ít hơn, hãy làm nó ngay lập tức.

Các công việc có thể hoàn thành trong 2 phút thường là những việc khá dễ dàng như vo gạo nấu cơm, quét nhà, rửa chén (nếu số lượng ít), ghi chú điều gì đó… Vì khá dễ dàng nên chúng ta thường có xu hướng trì hoãn và “để từ từ” làm.

Tuy nhiên, chúng ta sẽ chẳng bao giờ hoàn thành chúng nếu cứ mãi “để từ từ”. Vì vậy, nếu áp dụng tốt nguyên tắc này, bạn có thể hoàn thành rất nhiều việc trong ngày, không bị xao nhãng (vì chưa làm xong việc này việc kia) và có nhiều thời gian hơn để làm những việc quan trọng.

nguyên tắc 2 phút

     #2 Xác Định Mức Năng Lượng Trong Ngày

Bạn cảm thấy thoải mái, năng lượng và tập trung nhất vào thời gian nào trong ngày?

Mình cảm thấy có nhiều năng lượng và tập trung nhất vào buổi sáng vì buổi sáng có không khí khá trong lành và giúp mình thoải mái, sảng khoái hơn.

Khi xác định được mức năng lượng trong ngày, mình luôn phân chia thời gian làm việc và các hoạt động khác theo mức năng lượng như sau:

  • Buổi sáng (nhiều năng lượng nhất): Thiền (để bổ sung năng lượng), làm việc quan trọng nhất trong ngày.
  • Buổi trưa – chiều: làm việc ít quan trọng hơn và không cần quá nhiều năng lượng, sự tập trung.
  • Buổi tối (gần như hết năng lượng): nghỉ ngơi, thư giãn.

Buổi sáng là khoảng thời gian mình có nhiều năng lượng và tập trung nhất nên mình luôn làm những việc quan trọng nhất trong ngày vào thời gian này. 

Khi áp dụng phương pháp này, mình thấy thoải mái hơn khi làm việc cũng như có nhiều thời gian hơn dành cho các hoạt động yêu thích.

Bạn có thể tham khảo cách phân chia thời gian của mình và áp dụng để lên danh sách công việc vào các khoảng thời gian trong ngày sao cho phù hợp với mức năng lượng của bạn.

xác định mức năng lượng trong ngày

     #3 Loại Bỏ Phiền Nhiễu

Loại bỏ phiền nhiễu giúp bạn tập trung hơn vào công việc hiện tại và hoàn thành nó nhanh hơn. Vì vậy, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn.

Các phiền nhiễu như tiếng xe cộ, tiếng hát karaoke, tiếng công trình hay những công việc chưa hoàn thành… rất dễ thu hút sự tập trung của bạn và bạn sẽ khó có thể tập trung vào công việc hiện tại.

Bạn có thể loại bỏ phiền nhiễu bằng một số cách đơn giản như đeo tai nghe (headphone) và nghe nhạc (không lời) khi làm việc hoặc viết những điều gây xao nhãng trong đầu ra giấy… Tin mình đi, khi loại bỏ được hầu hết các phiền nhiễu, bạn sẽ tập trung và hoàn thành công việc nhanh hơn rất nhiều đấy.

     #4 Phân Tích 80/20

Phân tích 80/20 được phát triển dựa trên nguyên lý Pareto, khi thực hiện phân tích 80/20, bạn tạo danh sách những việc cần làm trong ngày và chọn ra từ 1 – 5 việc quan trọng nhất và ưu tiên thực hiện chúng.

Lưu ý: Bạn hãy liệt kê toàn bộ công việc trong ngày dù quan trọng hay ít quan trọng nhé, kể cả đó là các công việc như đổ rác, nấu cơm hay tắm cho thú cưng… 

Khi đã chọn được 1 – 5 việc quan trọng nhất và hoàn thành chúng, bạn sẽ thoải mái hơn để hoàn thành những việc còn lại. Nếu bạn kết hợp với nguyên tắc 2 phút ở phần trên thì bạn có thể hoàn thành cực kỳ nhiều việc đấy.

Công việc quan trọng nhất mỗi ngày của mình là viết bài và đăng bài. Vì vậy, khi mình hoàn thành xong, mình luôn cảm thấy thoải mái vào khoảng thời gian còn lại trong ngày và có nhiều thời gian hơn để thư giãn, hồi phục năng lượng cho ngày làm việc tiếp theo.

phân tích 80/20

     #5 Nói “Không” Nhiều Hơn

Đã bao lâu rồi kể từ lần cuối bạn từ chối một cuộc vui chơi nào đó?

Chúng ta luôn có tâm lý “sợ” rằng khi từ chối một ai đó thì họ không còn “rủ rê” chúng ta đi chơi hay làm việc gì đó. 

Mình biết có những người quá cả nể nên bất kỳ ai “mời” đi đâu hay làm việc gì thì họ cũng đều đồng ý vì sợ mất lòng người khác.

Chính vì sự cả nể hay tâm lý sợ hãi đó mà chúng ta “đánh mất” bản thân và thời gian dành cho chính mình.

Lâu dần, khi chúng ta đã quen với việc hướng ra bên ngoài, chúng ta sẽ khó tập trung làm việc hay dành thời gian cho bản thân (lúc này, cảm giác buồn chán lại xuất hiện).

Nếu bạn dành quá nhiều thời gian hướng ra bên ngoài, quỹ thời gian còn lại chắc chắn sẽ không đủ để bạn hoàn thành những công việc quan trọng và lúc này “bài ca muôn thuở (tôi không có đủ thời gian)” lại vang lên.

Vì vậy, nếu bạn muốn có nhiều thời gian hơn dành cho bản thân hay cho những việc quan trọng, bạn hãy học cách nói “không” nhiều hơn và chỉ nói có với những mối quan hệ thật sự quan trọng nhé.

nói không nhiều hơn

     #6 Kết Hợp Làm Việc Và Nghỉ Ngơi

Trong series nói về tập trung và cả những bài viết trước của series quản lý thời gian này, mình đã nhắc khá nhiều đến cách làm này để bạn luôn ghi nhớ nó và áp dụng cho bản thân.

Thật sự, điều này mang lại hiệu quả cực kỳ lớn không chỉ cho sức khỏe vật lý và cả sức khỏe tinh thần. Khi làm việc và nghỉ ngơi hợp lý, bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn, thư giãn hơn và tập trung hơn cho những phiên làm việc tiếp theo.

Điều đó giúp bạn hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất với chất lượng tốt nhất và bạn luôn “dư dả” thời gian để làm những việc khác.

Bạn hoàn toàn có thể áp dụng điều này kể cả khi vận động thể chất, làm việc, học tập hay bất cứ công việc nào. Tuy nhiên, bạn cần nghỉ ngơi đúng cách thì cách này mới mang lại hiệu quả tối ưu.

kết hợp làm việc và nghỉ ngơi

     #7 Áp Dụng Phương Pháp Ivy Lee

Phương pháp này “nói” rằng: Vào mỗi cuối ngày, bạn hãy viết ra 6 công việc quan trọng nhất để hoàn thành vào ngày hôm sau. Nếu bạn chưa hoàn thành công việc nào đó, hãy chuyển nó vào danh sách công việc của ngày tiếp theo.

Tuy đơn giản nhưng nó mang lại hiệu quả cực kỳ lớn vì:

  • Bạn không mất quá nhiều thời gian để nghĩ công việc cần phải làm.
  • Bạn biết bản thân cần làm việc gì và bắt tay vào làm nó ngay.
  • Duy trì nó trong một thời gian dài, bạn sẽ tiến bộ vượt bậc.

Mình đã và đang áp dụng phương pháp này mỗi ngày nhưng mình chỉ chọn ra 5 công việc quan trọng nhất.

Thoạt nhìn, bạn thấy nó giống với cách nào ở phía trên?

Đúng rồi đấy, nó giống với phân tích 80/20 nhưng phương pháp này bạn chỉ cần làm 6 công việc quan trọng nhất và có thể bỏ qua những công việc cần thiết nhưng không quan trọng.

Bạn có thể áp dụng phương pháp này hoặc kết hợp cùng phân tích 80/20. 

Tuy nhiên, nếu bạn kết hợp với phân tích 80/20, bạn cần xác định rõ công việc quan trọng cần làm mỗi ngày và những công việc ít quan trọng hơn có thể làm mỗi 3 ngày hoặc mỗi tuần.

Bạn có thể đọc thêm về phương pháp này tại đây.

áp dụng phương pháp Ivy Lee

Kết Luận

Trong bài viết này, mình đã chia sẻ 7 cách giúp mình quản lý thời gian hiệu quả nhất. Bạn hãy chọn một vài cách phù hợp với bản thân và áp dụng để đạt hiệu quả tối ưu nhất nhé.

Tuy nhiên, dù có áp dụng phương pháp nào thì điều quan trọng nhất vẫn là tính tự kỷ luật. Nếu bạn không tự kỷ luật bản thân, dù áp dụng phương pháp nào thì chúng cũng khó đạt hiệu quả tối ưu.

Bạn hãy xác định rõ bạn muốn làm và cần làm những công việc gì để phân chia thời gian cũng như áp dụng những cách phù hợp nhất nhé.

Bạn đã áp dụng cách nào để quản lý thời gian? Bạn thấy chúng có thật sự hiệu quả?

guest
0 Bình Luận
Inline Feedbacks
View all comments