Tổng Hợp Những Sai Lầm Phổ Biến Khi Quản Lý Thời Gian

Quản lý thời gian mang lại cho bạn rất nhiều lợi ích khác nhau. Tuy nhiên, rất nhiều bạn đã quản lý thời gian nhưng không mang lại hiệu quả như mong muốn.

Bạn có phải là một trong số đó?

Trước đây, mình đã lãng phí rất nhiều thời gian mặc dù đã áp dụng các phương pháp quản lý khác nhau của những người đã thành công. Nhưng lúc đó mình còn là người mới nên không thể tránh được những sai lầm nhất định.

Nếu bạn nắm chắc những sai lầm, bạn sẽ tránh được chúng và kỹ năng quản lý thời gian của bạn sẽ tốt hơn rất nhiều. Dưới đây là 11 sai lầm phổ biến khi quản lý thời gian mà những bạn mới rất dễ mắc phải.

#1 Trì Hoãn

Tiến sĩ Fuschia Sirois, giáo sư tâm lý học tại Đại học Sheffield cho biết: 

“Mọi người tham gia vào chu kỳ trì hoãn mãn tính vì họ không có khả năng quản lý tâm trạng tiêu cực xung quanh một nhiệm vụ, công việc.”

Trong ngắn hạn, trì hoãn có thể giúp bạn “sửa chữa” tâm trạng. Tuy nhiên, trong dài hạn trì hoãn chỉ làm hại bạn mà thôi. Hay nói cách khác, trì hoãn chỉ hướng đến sự cấp bách và chẳng có giá trị lâu dài.

Khi trì hoãn, bạn chỉ đang trốn tránh trách nhiệm để làm một việc gì đó. Nếu bạn không làm nó, công việc vẫn còn đó và khi nhiều công việc bị đình trệ, chúng khiến bạn luôn “bận rộn” để giải quyết hết mọi vấn đề và bạn sẽ chẳng có thời gian để làm những chuyện khác.

Chưa hết, khi công việc quá nhiều nhưng thời gian rất ít, nó khiến bạn nôn nóng hoàn thành công việc hơn mà ít quan tâm đến chất lượng công việc.

Bạn thấy đấy, trì hoãn chỉ có tính nhất thời nhưng về lâu dài thì nó sẽ khiến bạn mệt mỏi hơn, không có thời gian trống và chính bạn sẽ tự hại bản thân nếu trì hoãn trong thời gian dài.

trì hoãn

#2 Không Có Mục Tiêu

Bạn sẽ làm gì trong tương lai (1 tháng, 5 tháng, 1 năm…)? Bạn sẽ trở thành người như thế nào?

Mục tiêu giống như đích đến trong một cuộc đua. Khi có mục tiêu, bạn biết bản thân cần gì, muốn gì và nên làm gì. 

Không có mục tiêu khiến bạn dễ rơi vào tình trạng chơi vơi, không biết nên làm gì tiếp theo ngoài những thói quen và công việc hằng ngày.

Tuy nhiên, nếu mục tiêu không rõ ràng hay quá chung chung, chúng cũng làm bạn không biết nên làm gì để đạt được mục tiêu đó. Vì vậy, mục tiêu càng cụ thể sẽ càng giúp bạn định hình được hướng đi cho bản thân.

Ví dụ: Mình muốn “biến” 1 triệu thành 5 triệu bằng cách đầu tư cổ phiếu theo phương pháp lướt sóng trong 1 năm. Dựa vào mục tiêu này, mình sẽ tìm hiểu toàn bộ phương pháp đầu tư lướt sóng trong 2-3 tháng và chọn phương pháp phù hợp nhất để kiểm chứng và bắt đầu đầu tư trong khoảng thời gian còn lại.

Cách đặt mục tiêu thật sự không khó, điều quan trọng là bạn thật sự muốn đạt được điều gì trong cuộc sống và có quyết tâm để thực hiện nó hay không mà thôi.

không có mục tiêu rõ ràng

#3 Không Có Thứ Tự Ưu Tiên

Tại sao cần thứ tự ưu tiên công việc? Chẳng phải chúng ta đều cần hoàn thành toàn bộ hay sao?

Khoan, từ từ đã nào, mình đồng ý rằng chúng ta đều cần hoàn thành toàn bộ công việc đã lên kế hoạch. Tuy nhiên, nếu tất cả mọi công việc đều quan trọng như nhau, bạn sẽ có xu hướng phân tán sự chú ý và không thể tập trung vào một công việc cụ thể.

Khi không thể tập trung vào công việc, bạn hoàn thành chúng lâu hơn với chất lượng thấp hơn rất nhiều.

Vì vậy, khi tạo danh sách công việc, bạn hãy đánh số thứ tự ưu tiên cho chúng nhé và làm công việc quan trọng nhất vào khoảng thời gian bạn có nhiều năng lượng nhất.

Nếu bạn quá thiếu sự tập trung, bạn có thể đọc thêm Series bài viết về sự tập trung của mình để khắc phục sự thiếu tập trung này nhé.

không có thứ tự ưu tiên

#4 Luôn “Bận Rộn”

Bạn luôn cảm thấy thiếu thời gian dành cho gia đình, bạn bè hay những việc yêu thích? Bạn bận rộn vì điều gì?

Mỗi người chúng ta đều có 24h mỗi ngày, tại sao luôn có những người bận rộn đến nỗi không có thời gian dành cho gia đình? Nhưng tại sao những người thành công nổi tiếng trên thế giới vẫn có đủ thời gian để đọc sách, chơi cùng con và thời gian nghỉ ngơi, dành cho bản thân?

Điều này khiến mình luôn có 1 câu hỏi: “Chúng ta bận rộn vì điều gì?”

Khi bạn quá bận rộn vào một điều gì đó như công việc, bạn thường ít dành thời gian hơn cho những việc khác và điều này trực tiếp khiến cuộc sống của bạn mất cân bằng và bạn luôn cảm thấy cần nhiều thời gian hơn.

Nếu bạn bận rộn vì công việc, hãy tìm cách rút ngắn thời gian hoàn thành công việc nhưng vẫn giữ được chất lượng bằng cách làm việc thông minh hơn, tập trung hơn.

Hãy tạo một kế hoạch thật cụ thể để quản lý tốt quỹ thời gian của bản thân bạn nhé vì chúng ta chỉ có 24 giờ 1 ngày và dùng nó như thế nào phụ thuộc hoàn toàn vào bản thân bạn.

luôn bận rộn

#5 Đa Nhiệm

Đa nhiệm thường được cho là một cách tuyệt vời để hoàn thành nhiều việc một lúc. Nhưng nghiên cứu đã chỉ ra rằng chúng ta không hoàn thành công việc tốt như chúng ta nghĩ. Thực tế, nhiều nhà nghiên cứu cho rằng đa nhiệm làm giảm năng suất làm việc đến 40% và kéo dài thời gian hoàn thành công việc ra đáng kể. 

Khi đa nhiệm, chúng ta phân tán sự chú ý vào nhiều công việc khác nhau và khiến não bộ không thể tập trung vào một công việc cụ thể. Nếu bạn đa nhiệm trong thời gian dài, bạn có thể sẽ cực kỳ khó tập trung vào một việc khi cần thiết.

Không những thế, đa nhiệm còn khiến bạn suy giảm trí nhớ khá nghiêm trọng. Bạn đã bao giờ quên vị trí đặt chìa khóa nhà trong khi chính bạn là người đặt nó ở vị trí đó?

Đó là dấu hiệu khá “nhẹ nhàng” của việc suy giảm trí nhớ. Vì bạn đã quen với sự đa nhiệm, bạn sẽ càng khó tập trung để nhớ một điều gì đó dù đơn giản nhất hay dù chúng chỉ đòi hỏi bạn cần 2 giây để nhớ.

Vì vậy, bạn hãy luyện tập tập trung vào bất cứ việc gì dù đơn giản nhất để hạn chế tối đa sự đa nhiệm nhé. Tin mình đi, nếu bạn luyện tập thường xuyên, bạn sẽ dễ dàng tập trung hơn và năng suất làm việc cũng được cải thiện đáng kể đấy.

Bạn không tin ư? Vậy, mình thách bạn rèn luyện sự tập trung trong 1 tháng đấy, sau một tháng hãy quay lại đây và cho mình biết ý kiến của bạn nhé.

đa nhiệm

#6 Không Nghỉ Ngơi Điều Độ

Nhiều người cho rằng nghỉ ngơi sẽ làm họ mất nhiều thời gian hơn dành cho những công việc khác. Sự thật có phải như thế?

Theo nghiên cứu được đăng tải trên NCBI, nghỉ ngơi và thực hiện các biện pháp thư giãn sẽ giúp chúng ta thoải mái hơn, giảm căng thẳng hơn rất nhiều.

Khi bạn thoải mái, bạn làm việc tập trung hơn và giải quyết vấn đề nhanh hơn. 

Nghỉ ngơi không chỉ không làm bạn mất thời gian mà ngược lại nó giúp bạn hồi phục và tăng năng suất làm việc lên rất nhiều.

Nếu bạn tìm cách giải quyết một vấn đề nhưng mãi không có lời giải thì có thể bạn đang căng thẳng đấy, lúc này bạn chỉ cần nghỉ ngơi đúng cách và lời giải sẽ tự tìm đến bạn thôi.

Mình đã rất nhiều lần nghĩ ra cách giải quyết một vấn đề nào đó khi đang nghỉ ngơi hay làm công việc yêu thích khác.

Vì vậy, nếu bạn không nghỉ ngơi điều độ, không có kế hoạch nghỉ ngơi đúng cách thì bạn sẽ mất rất nhiều thời gian khi làm bất cứ công việc gì.

không nghỉ ngơi điều độ

#7 Không Chấp Nhận “Vấn Đề”

Vấn đề ở đây là gì?

Vấn đề mình muốn nhắc đến chính là những sai lầm bạn đang mắc phải khi quản lý thời gian như không nghỉ ngơi điều độ, đa nhiệm hay thiếu tập trung…

Nếu bạn không chấp nhận những vấn đề bạn đang mắc phải, bạn sẽ không thể tìm cách giải quyết chúng. Khi không thể giải quyết chúng, bạn chỉ càng làm mất thời gian của bạn mà thôi.

Đó cũng chính là lý do vì sao bạn nên ưu tiên giải quyết vấn đề của bản thân trước khi làm việc.

Khi bạn chấp nhận những điều đó, bạn có xu hướng khắc phục chúng và không để chúng ảnh hưởng đến bạn và công việc. Khi chúng không ảnh hưởng đến bạn, năng suất lao động của bạn sẽ được cải thiện đáng kể và bạn sẽ có nhiều thời gian hơn dành cho những việc yêu thích.

không chấp nhận vấn đề

#8 Thiếu Linh Hoạt

Cho dù bạn có lên kế hoạch chi tiết đến đâu, đôi khi bạn vẫn sẽ bị gián đoạn.

Ví dụ: Bạn đã lên kế hoạch cho ngày hôm đó nhưng những sự việc bất ngờ xảy ra khiến bạn khó có thể từ chối như một lời đề nghị về công việc mới tốt hơn chẳng hạn. Và kế hoạch trong ngày đó sẽ bị gián đoạn.

Đó là lý do điển hình nhất cho thấy mọi kế hoạch hay mục tiêu bạn đề ra đều có thể bị gián đoạn vào một lúc nào đó. 

Vì vậy, nếu bạn thiếu linh hoạt, không sắp xếp được công việc khi bị gián đoạn thì bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để hoàn thành xong kế hoạch.

Mình cũng đã từng lên kế hoạch rất chi tiết cho một ngày nhưng đến hôm đó thì laptop của mình bị hư (hỏng) nên không thể làm việc được.

Lúc này, mình lấy điện thoại ra để làm việc (vì dữ liệu mình đã lưu toàn bộ vào Google Drive). Tuy việc gõ chữ trên điện thoại chậm hơn máy tính rất nhiều nhưng nó vẫn giúp mình hoàn thành công việc trong ngày hôm đó.

Vì vậy, bạn hãy linh hoạt khi lên kế hoạch hay làm bất cứ một công việc gì nhé.

thiếu linh hoạt

#9 Muốn Sự “Hoàn Hảo”

Mình đồng ý rằng tất cả chúng ta đều cố gắng làm việc chất lượng nhất có thể, nhưng thật sự chẳng có gì hoàn hảo cả. Nếu bạn luôn hướng đến sự hoàn hảo thì công việc sẽ ngày càng tồi tệ hơn mà thôi.

Thông thường, áp lực chúng ta tự đặt cho chính mình rằng “mình phải thật hoàn hảo” sẽ khiến bạn căng thẳng hơn rất nhiều và đó cũng là nguyên nhân khiến công việc không thể hoàn thành.

Mặc dù chủ nghĩa hoàn hảo đã thúc đẩy Steve Jobs tạo ra một số sản phẩm có thể đi vào lịch sử nhưng nó cũng mất rất nhiều thời gian và công sức. Là một doanh nhân hay một người đi làm, bạn đã biết rằng kéo dài thời gian và tốn rất nhiều công sức vào một sản phẩm nào đó khó khăn như thế nào.

Vì vậy, nếu bạn không ưu tiên sự hoàn thành với chất lượng từ khá đến tốt mà chỉ hướng đến sự hoàn hảo thì công việc đó có thể sẽ chẳng bao giờ hoàn thành.

muốn sự hoàn hảo

#10 Tự Làm Mọi Thứ

Bất kể bạn là ai hay đang giữ chức vụ gì, bạn cũng chỉ có 24 giờ như tất cả mọi người với mức năng lượng có hạn.

Nếu bạn muốn tự bản thân làm tất cả mọi thứ thì mình tin chắc bạn sẽ không bao giờ có đủ thời gian cũng như sức khỏe để hoàn thành chúng.

Trước đây, mình cũng mắc sai lầm này, mình luôn muốn mọi thứ theo ý mình nên khi làm việc nhóm thì mình luôn làm mọi thứ từ lên kế hoạch, tạo website hay viết bài.

Điều này vô tình khiến mình mất lòng tin vào những người làm chung vì sợ họ làm không đúng ý mình, và mình thật sự kiệt sức và luôn trong tình trạng căng thẳng.

Vì vậy, nếu bạn cũng giống mình lúc đó, bạn cần học cách tin tưởng người khác và ủy quyền cho họ để giảm tải bớt công việc cho bạn. Khi bạn giảm tải công việc, bạn có nhiều thời gian hơn để nghỉ ngơi và dành thời gian cho gia đình hay cũng công việc yêu thích.

tự mình làm mọi thứ

#11 Dành Quá Nhiều Thời Gian Cho 1 Việc

Bạn đã bao giờ gặp một vấn đề khó không thể giải quyết chỉ trong 1 hay 2 ngày?

Khi dành quá nhiều thời gian cho 1 việc chưa có lời giải, bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian của những việc khác.

Vì trong 1 ngày, bạn không chỉ làm một việc mà rất nhiều việc khác từ quan trọng đến ít quan trọng hơn. Vì thế, nếu chỉ dành thời gian cho 1 công việc nào đó, bạn đang trì hoãn để làm những việc kia.

Về lâu dài, tất cả mọi việc sẽ khó đảm bảo được chất lượng cũng như thời gian hoàn thành và năng suất làm việc của bạn cũng giảm đi đáng kể.

Vì vậy, khi bạn “bí” một vấn đề nào đó, bạn hãy dành thời gian cho những công việc khác. Sau khi hoàn thành xong, bạn hãy nghỉ ngơi và quay lại với công việc kia nhé. Như vậy, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian nhưng vẫn có thể hoàn thành công những việc đã đặt ra.

Dành quá nhiều thời gian vào 1 việc

Kết Luận

Bạn có thể đã biết toàn bộ những sai lầm này, chỉ là nhất thời bạn không thể nhớ mà thôi.

Những sai lầm này cực kỳ phổ biến và có những sai lầm hầu như trong chúng ta ai cũng từng phạm phải. 

Biết được chúng và nhận biết bạn đang mắc phải những điều nào là điều cực kỳ cần thiết nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian. Vì khi biết được nguyên nhân gốc, bạn sẽ dễ dàng khắc phục chúng và những nguyên nhân khác sẽ khó ảnh hưởng đến bạn.

Đọc thêm: Hướng dẫn chi tiết cách quản lý thời gian trong ngày hiệu quả

Bạn đã và đang phạm phải những sai lầm nào? Bạn đã khắc phục hay muốn khắc phục chúng bằng cách nào?

guest
0 Bình Luận
Inline Feedbacks
View all comments