Làm Thế Nào Để Tối Giản Không Gian Làm Việc Và Công Việc?

Mình từng “trưng bày” rất nhiều vật dụng khác nhau trên bàn và xung quanh không gian làm việc; nào là ly đựng bút, lịch để bàn, giấy note (ghi chú), laptop, điện thoại, cây cảnh để bàn…

Mình đã từng rất thích sở hữu một không gian đẹp vì mình quan niệm rằng không gian làm việc đẹp giúp mình làm việc hiệu quả hơn.

Nhưng nó chỉ đúng ở một khía cạnh nào đó. Thật ra, khi trang trí những vật dụng như trên, mình mất tập trung rất nhiều (vì sự tập trung phân tán ra nhiều nơi) và chất lượng công việc cũng giảm đi đáng kể.

Bây giờ, khi biết được nguyên nhân, mình đã dọn dẹp gọn gàng không gian làm việc và chỉ để lại những vật dụng cần thiết cho công việc (trên bàn làm việc của mình bây giờ chỉ có chiếc laptop và không còn gì khác).

Vậy, làm thế nào mình có thể tối giản không gian làm việc và công việc?

Mình tối giản không gian làm việc bằng cách loại bỏ những vật dụng vật lý không cần thiết.

Và tối giản trong công việc bằng cách:

  • #1 Xác định giá trị cốt lõi.
  • #2 Xác định công việc ưu tiên.
  • #3 Làm việc đơn nhiệm.
  • #4 Không lãng phí thời gian.
  • #5 Tối ưu một ngày dựa trên năng lượng.
  • #6 Giảm thiểu tối đa quyết định không cần thiết.
  • #7 Nghỉ ngơi.

Đây là những cách mình đã và đang áp dụng để tối giản không gian làm việc và tối giản cả trong công việc.

Nào, chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết từng cách nhé.

Làm thế nào tối giản không gian làm việc?

     Không gian vật lý

Không gian vật lý là nơi bạn có thể chạm vào các vật dụng trong đó như bàn ghế, máy tính, phụ kiện trang trí…

Thông thường, chúng ta có xu hướng trang trí thật đẹp, thật lộng lẫy không gian này vì nó giúp nơi làm việc đẹp, bắt mắt hơn và giúp ta thoải mái hơn.

Tuy nhiên, quá nhiều vật dụng xung quanh sẽ khiến chúng ta dễ phân tán sự tập trung vào nhiều đồ vật khác nhau (vì đa phần các vật trang trí sẽ có sức hút nhất định). Đó chính là một trong những sai lầm phá hủy sự tập trung của bạn.

Biết điều này, mình đã dọn dẹp toàn bộ không gian làm việc và chỉ dùng những vật dụng không thể thiếu bao gồm:

  • Máy tính (laptop).
  • Bộ bàn ghế.
  • Đèn chiếu sáng (dùng khi trời tối).

Tối giản không gian làm việc giúp mình tập trung hơn rất nhiều và chất lượng công việc cũng được cải thiện rõ rệt.

không gian làm việc vật lý

     Không gian kỹ thuật số

Không gian kỹ thuật số là nơi bạn không thể chạm vào được như các thư mục trong máy tính, email, tin nhắn…

Bạn có đặt thông báo khi email, tin nhắn đến? Bạn cảm thấy chúng hữu ích?

Thật ra, thông báo tin nhắn hay email khiến chúng ta mất tập trung rất nhiều. Bạn hãy thử tưởng tượng, bạn đang làm một việc cực kỳ quan trọng và cần rất nhiều sự tập trung nhưng trong khi đó thông báo “ting ting” cứ reo liên tục. Lúc này bạn cảm thấy thế nào?

Rất phiền đúng không?

Thông báo trên điện thoại hay máy tính dễ dàng phá hủy sự tập trung của bạn bởi những âm thanh gây chú ý cho não bộ và khiến não bộ chú ý đến chúng ngay dù đang làm việc gì.

Đa phần chúng ta đều có hội chứng FOMO (hội chứng sợ bị bỏ lỡ), hội chứng này khiến chúng ta sợ bỏ lỡ những điều chúng ta tự cho là quan trọng như tin nhắn, email hay một cửa hàng nào đó đang giảm giá… nhưng thật sự điều đó không quan trọng như chúng ta vẫn nghĩ.

Đó là lý do vì sao nhiều người luôn tắt thông báo hoặc để điện thoại ở chế độ không làm phiền khi làm việc.

Chưa hết, nếu bạn sắp xếp các thư mục trong máy tính không khoa học hay quá nhiều thư mục linh tinh, chúng cũng sẽ khiến bạn khó tìm được thư mục cần thiết khi làm việc và khiến bạn lãng phí nhiều thời gian hơn. 

Vì vậy, dọn dẹp các thư mục trong máy tính và sắp xếp chúng thật khoa học sẽ giúp bạn làm việc tốt hơn rất nhiều đấy.

không gian làm việc kỹ thuật số

Làm thế nào để tối giản trong công việc?

     #1 Xác định giá trị cốt lõi

Điều gì hay giá trị nào bạn cho là quan trọng nhất trong công việc?

Giá trị cốt lõi trong công việc mình luôn hướng tới là:

  • Công việc có ý nghĩa.
  • Học hỏi.
  • Sáng tạo.

3 Giá trị này là lý do để mình viết blog này vì mình muốn chia sẻ những kiến thức mình có được, học hỏi cách làm blog chuyên nghiệp và học hỏi từ bạn, sáng tạo nội dung và cách tiếp cận nội dung đến bạn.

Khi biết được giá trị cốt lõi bạn muốn hướng đến, bạn sẽ bỏ qua toàn bộ những giá trị khác không phù hợp và bạn biết bạn cần hướng đến điều gì, bạn nên làm gì tiếp theo và các quyết định trong công việc của bạn cũng dễ dàng hơn.

     #2 Xác định công việc ưu tiên

Bạn có tạo danh sách công việc hằng ngày? Bạn ưu tiên thực hiện công việc nào trước?

Bạn không thể hoàn thành toàn bộ công việc một lúc mà cần phân chia công việc vào những mốc thời gian nhất định.

Xác định công việc quan trọng cần ưu tiên hoàn thành trước sẽ giúp bạn thoải mái hơn khi làm việc vì bạn biết được bạn cần làm gì. 

Sau khi hoàn thành xong các công việc được ưu tiên đó, bạn sẽ dễ dàng thực hiện những công việc ít quan trọng còn lại vì lúc này áp lực từ những công việc quan trọng kia đã được loại bỏ hoàn toàn.

xác định công việc ưu tiên

     #3 Làm việc đơn nhiệm

Nếu đa nhiệm máy tính là thực hiện nhiều tác vụ (mở nhiều chương trình) cùng một lúc thì đa nhiệm trong công việc là làm nhiều việc cùng lúc.

Khi đa nhiệm, não bộ sẽ chia sự tập trung ra nhiều việc khác nhau, tất nhiên sẽ chẳng có việc nào có được toàn bộ sự tập trung.

Duy trì đa nhiệm trong thời gian dài khiến não bộ quen với sự đa nhiệm và bạn rất khó tập trung vào một việc nào đó khi cần thiết.

Vì vậy, làm việc đơn nhiệm là điều hết sức cần thiết, đơn nhiệm trong công việc và cả cuộc sống hằng ngày sẽ giúp bạn rèn luyện sự tập trung hiệu quả.

     #4 Không lãng phí thời gian

Quá nhiều việc không quan trọng, quá nhiều thư (email) rác, quá nhiều chương trình giải trí… khiến bạn bị thu hút và dành thời gian cho chúng nhiều hơn (vì chúng quá đơn giản để thực hiện).

Khi lãng phí quá nhiều thời gian vào việc không cần thiết hay không đúng với giá trị cốt lõi, quỹ thời gian trong ngày của bạn sẽ còn lại rất ít và mức năng lượng sẽ không đủ để bạn hoàn thành những việc quan trọng hơn.

Đó là lý do vì sao phần #1 (xác định giá trị cốt lõi) lại cực kỳ quan trọng. Xác định được giá trị cốt lõi và làm việc theo giá trị đó giúp bạn tối giản tối đa trong công việc và không lãng phí thời gian vào việc không phù hợp.

Tất nhiên, bạn vẫn sẽ có rất nhiều thời gian trống để làm những việc bạn yêu thích sau khi hoàn thành những công việc quan trọng nhất trong ngày.

không lãng phí thời gian

     #5 Tối ưu một ngày dựa trên năng lượng

Mức năng lượng trong ngày “cho phép” chúng ta tập trung, thoải mái, thư giãn hơn khi làm bất kỳ việc gì. 

Bạn có để ý rằng trong ngày sẽ có những khoảng thời gian chúng ta cực kỳ tập trung nhưng cũng có khoảng thời gian mệt mỏi, không thể tập trung dù chỉ 1 giây?

Đó chính là điều đơn giản nhất để bạn xác định mức năng lượng trong ngày.

Khi làm việc, bạn hãy dành thời gian có mức năng lượng cao nhất để hoàn thành những công việc quan trọng nhất và khoảng thời gian còn lại với mức năng lượng thấp hơn để thực hiện các công việc còn lại.

Tin mình đi, nếu bạn tối ưu tốt mức năng lượng trong ngày, công việc của bạn sẽ được hoàn thành nhanh hơn với chất lượng tốt hơn đấy.

Bạn vẫn không tin? Vậy bạn có dám thử tối ưu mức năng lượng trong ngày? Khi thực hiện xong và duy trì khoảng 1 tháng, hãy quay lại đây và cho mình biết kết quả của bạn ở phần bình luận bên dưới nhé.

tối ưu năng lượng trong ngày

     #6 Giảm thiểu tối đa quyết định không cần thiết

Một người bình thường đưa ra hơn 35000 quyết định mỗi ngày (trong khi em bé khoảng 3000), chúng ta có quá nhiều quyết định trong 1 ngày từ ăn gì, mặc gì, xịt nước hoa nào, tắm lúc mấy giờ, hôm nay đi chơi với ai, công việc này thế nào, công việc kia ra sao… bla bla bla…

Bạn thấy đấy, mỗi ngày chúng ta đưa ra quá nhiều quyết định, chúng khiến ta mệt mỏi nhanh hơn vì tiêu hao quá nhiều năng lượng.

Đó là lý do vì sao bạn nên giảm thiểu tối đa các quyết định trong ngày.

Dành ra 1 ngày cuối tuần để lên lịch các bữa ăn cho tuần tới, tối giản với quần áo để giảm thiểu tối đa quyết định “hôm nay mặc gì”, xác định trước công việc cần làm vào ngày hôm sau để hôm sau không “lạc trôi” giữa một “núi” công việc cần hoàn thành…

Xác định trước những gì cần làm, bạn giảm thiểu tối đa các quyết định không cần thiết và bạn sẽ có nhiều thời gian, năng lượng hơn để hoàn thành nhiều việc hơn.

giảm thiểu tối đa quyết định không cần thiết

     #7 Nghỉ ngơi

Bạn đã bao giờ ép bản thân phải hoàn thành xong công việc đó dù rất muốn nghỉ ngơi?

Thực chất, khi não bộ quá tải và muốn nghỉ ngơi, nó sẽ báo hiệu thông qua các biểu hiện như mệt mỏi, hết năng lượng, đau đầu, chóng mặt, hoa mắt… vì não bộ đã quá tải và căng thẳng, nó cần nghỉ ngơi nhưng bạn vẫn ép nó làm việc.

Nếu bạn vẫn ép nó làm việc, bạn không những không hoàn thành mà chất lượng công việc cũng giảm đi đáng kể.

Nhưng không phải hoạt động nào cũng giúp bạn nghỉ ngơi hiệu quả. Một vài hoạt động như lướt mạng xã hội, xem phim, đọc tin tức… sẽ khiến não bộ tiếp nhận thêm thông tin và điều đó chỉ làm nó quá tải hơn mà thôi.

Một số hoạt động giúp bạn nghỉ ngơi, phục hồi năng lượng tốt bao gồm:

  • Đi bộ.
  • Đạp xe đạp.
  • Chạy bộ.
  • Dành thời gian cho gia đình.
  • Dành thời gian cho bản thân.

Còn rất nhiều hoạt động và cách nghỉ ngơi khác có thể kể đến nhưng mình không thể kể hết chỉ trong một bài viết này. Bạn hãy nhấp vào đây để tìm hiểu thêm về nghỉ ngơi đúng cách nhé.

nghỉ ngơi đúng cách

Kết luận

Không gian làm việc vật lý hay kỹ thuật số quá bừa bộn đều khiến bạn bị phân tán sự tập trung và thiếu tập trung hơn vào công việc quan trọng hiện tại.

Vì vậy, tối giản không gian làm việc và tối giản trong công việc sẽ giúp bạn tập trung hiệu quả hơn và chất lượng công việc cũng được cải thiện đáng kể.

Trên đây là những cách mình đã áp dụng và đã có được những kết quả rất tốt. Bạn hãy áp dụng chúng linh hoạt để phù hợp với trường hợp của bạn nhé.

Bạn đã tối giản trong không gian làm việc và trong công việc chưa? Bạn cảm thấy như thế nào?

FAQ

     Có nên dùng cafein khi làm việc?

Bạn có thể dùng cafein khi làm việc để tăng sự tập trung nhưng chỉ nên dùng một lượng nhất định vì dùng quá nhiều cafein sẽ ảnh hưởng khá lớn đến sức khỏe và sự tập trung.

Nếu bạn không quen dùng cà phê hay không thích cafein, bạn có thể cải thiện sự tập trung bằng các hoạt động thay thế khác.

guest
0 Bình Luận
Inline Feedbacks
View all comments