Làm Thế Nào Để Tối Giản Trong Quản Lý Thời Gian?

Bạn đã bao giờ muốn làm rất nhiều việc nhưng lại không đủ thời gian?

Bạn đã bao giờ muốn đi ăn cùng gia đình nhưng lại bận tăng ca?

Bạn đã bao giờ muốn dành thời gian cho bản thân nhưng lại quá bận rộn?

Nếu bạn luôn cảm thấy thiếu thời gian và quá bận rồi với những công việc hiện tại, bạn có thể đang chưa quản lý thời gian tốt hoặc chưa tối giản trong cách quản lý thời gian.

Làm thế nào để tối giản trong cách quản lý thời gian?

Bạn có thể tối giản trong quản lý thời gian bằng cách:

  • #1 Tạo kế hoạch.
  • #2 Xác định việc ưu tiên.
  • #3 Học cách nói “không”.
  • #4 Tối ưu mức năng lượng.
  • #5 Tập trung.
  • #6 Ưu tiên sự hoàn thành hơn hoàn hảo.
  • #7 Tạo khoảng trống trong ngày.
  • #8 “Học cách phân tán sự tập trung”.

Đây là 8 cách mình đã áp dụng trong cuộc sống hằng ngày để tối giản cách quản lý thời gian và nó đã giúp mình có nhiều thời gian hơn dành cho những việc khác.

Bây giờ, chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết nhé.

#1 Tạo kế hoạch

Nếu bạn đã đọc series quản lý thời gian của mình thì chắc hẳn việc tạo kế hoạch không còn quá xa lạ.

Đúng vậy, tạo kế hoạch là điều tiên quyết cần phải có, một bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ cho bạn biết bạn cần làm gì và sẽ không có thời gian để mất phương hướng.

Bản kế hoạch không cần quá chi tiết như 7h ăn sáng, 8h đi làm, 11h nghỉ ngơi… mà bạn chỉ cần viết ra một danh sách những việc quan trọng cần hoàn thành trong ngày là được.

Bạn cũng đừng quên tạo bản kế hoạch cho tuần, tháng và năm nhé.

tạo kế hoạch tối giản quản lý thời gian

#2 Xác định việc ưu tiên

Bản chất của công việc được chia thành 4 loại:

Quan trọng và cấp báchKhông quan trọng nhưng cấp bách
Quan trọng nhưng không cấp báchKhông quan trọng và không cấp bách

Trong đó:

  • Quan trọng và cấp bách: là việc cần ưu tiên hoàn thành trước.
  • Quan trọng nhưng không cấp bách: là những việc lâu dài như một dự án nào đó trong tương lai mà bạn cần hoàn thành.
  • Không quan trọng nhưng cấp bách: là những việc được ưu tiên hoàn thành sau khi đã xong việc “quan trọng và cấp bách” hoặc bạn có thể bỏ qua việc này.
  • Không quan trọng và không cấp bách: là việc bạn có thể bỏ qua.

Sau khi tạo bản kế hoạch, bạn hãy ngồi xuống và phân loại công việc nhé. Bạn yên tâm, sau khi hoàn thành những việc quan trọng và cấp bách thì bạn vẫn sẽ còn rất nhiều thời gian cho những việc còn lại.

xác định thứ tự việc ưu tiên

#3 Tối ưu mức năng lượng

Bạn tỉnh táo nhất vào khoảng thời gian nào trong ngày?

Thông thường, buổi sáng là khoảng thời gian chúng ta tỉnh táo nhất vì cơ thể và tâm trí đã được nghỉ ngơi, phục hồi.

Khoảng thời gian tỉnh táo nhất thường là lúc bạn có nhiều năng lượng nhất, bạn hãy tận dụng tối đa khoảng thời gian này để hoàn thành những việc được ưu tiên trong ngày nhé.

Vì khi bạn tỉnh táo và nhiều năng lượng nhất cũng là lúc bạn tập trung nhất và có thể hoàn thành bất kỳ công việc nào với tốc độ nhanh nhất cùng chất lượng tốt nhất.

#4 Học cách nói “không”

Bệnh cả nể luôn khiến chúng ta khó từ chối bất cứ lời mời nào dù quan trọng hay không quan trọng.

Điều này trực tiếp khiến bạn lãng phí quá nhiều thời gian của bản thân và bạn sẽ luôn cảm thấy bận rộn.

Vì vậy, học cách nói “không” giúp bạn không lãng phí thời gian vào những “lời mời” không cần thiết.

Khi mình biết cách nói “không”, mình đã cảm thấy thoải mái hơn, tự do hơn và có nhiều thời gian hơn dành cho những người và những việc quan trọng. Tất nhiên, đó cũng chính là lý do vì sao mình luôn có thời gian để đọc sách, xem phim, chơi game giải trí, đi chơi cùng gia đình…

học cách nói không

#5 Tập trung

Trong series bài viết về quản lý thời gian, mình đã nói khá nhiều lý do vì sao tập trung lại giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Nói chung, tập trung giúp bạn chú ý vào việc đang làm và loại bỏ phiền nhiễu từ những điều không cần thiết.

Hay nói cách khác, tập trung là chỉ chú ý vào những điều cốt lõi và nó giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối giản cách quản lý thời gian vì bạn đã loại bỏ phiền nhiễu.

#6 Ưu tiên sự hoàn thành hơn hoàn hảo

Bạn có phải là người theo “chủ nghĩa hoàn hảo”?

Mình đã từng là người theo chủ nghĩa này, mình hiểu cảm giác khó chịu khi một việc gì đó hoàn thành không đúng tiêu chuẩn mình đã đặt ra.

Nhưng thật sự thì mình đã lãng phí rất nhiều thời gian. Bây giờ, mình mới hiểu rằng chúng ta nên ưu tiên sự hoàn thành hơn hoàn hảo vì hoàn hảo khiến bạn lãng phí rất nhiều thời gian cho một vấn đề nào đó và bạn sẽ không còn đủ thời gian để làm những việc khác.

Vì vậy, bạn chỉ cần hoàn thành một việc với chất lượng đủ tốt là đủ vì bạn sẽ còn rất nhiều thời gian để hoàn thiện việc đó hơn.

ưu tiên sự hoàn thành hơn hoàn hảo

#7 Tạo khoảng trống trong ngày

Cho dù là những người làm việc với hiệu suất cao như Jeff Bezos hay Bill Gates cũng không thể làm việc cả 1 ngày mà không có thời gian trống.

Thời gian trống là khoảng thời gian giúp bạn nghỉ ngơi, thư giãn để hồi phục năng lượng.

Nếu bạn cứ mãi làm việc từ sáng đến tối, bạn sẽ không thể đủ năng lượng và sức khỏe trong thời gian dài.

Vì vậy, dù bạn có bận đến đâu, hãy tạo một khoảng thời gian trống trong ngày để nghỉ ngơi hoặc làm những việc bạn yêu thích nhé.

Tin mình đi, bạn sẽ rất năng lượng khi quay trở lại làm việc đấy và điều này cũng sẽ giúp bạn cải thiện năng suất làm việc của bản thân.

tạo khoảng trống trong ngày

#8 “Học cách phân tán sự tập trung”

Phân tán sự tập trung hoàn toàn khác với đa nhiệm.

Đa nhiệm là làm nhiều việc cùng một lúc, phân tán sự tập trung là để cho bộ não tự vận hành và bạn chỉ quan sát những suy nghĩ đó mà không cần nhận xét hay chủ động suy nghĩ về điều đang xảy ra ở trong đầu.

Bạn cũng có thể coi đây là một cách thiền định vì cơ chế hoạt động của nó khá giống với thiền.

Tại sao cần phân tán sự tập trung?

Vì phân tán sự tập trung giúp não bộ thư giãn, phục hồi, tạo thời gian để nó xử lý thông tin. Đây là khoảng thời gian giúp bạn sáng tạo.

Đó là lý do vì sao đôi khi chúng ta làm một việc nào đó nhưng lại chợt nghĩ ra cách xử lý một vấn đề khác.

Bạn hãy kết hợp sự tập trung và phân tán sự tập trung thường xuyên để não bộ không bị quá tải nhé.

học cách phân tán sự tập trung

Điều quan trọng nhất

Điều quan trọng nhất của tối giản quản lý thời gian là bạn cần biết điều gì cần được ưu tiên, điều gì cần thiết và điều gì không cần thiết.

Tất nhiên, tự kỷ luật là điều không thể thiếu khi bạn mới bắt đầu áp dụng sống tối giản vì đây là khoảng thời gian khó khăn nhất (vì chưa hình thành thói quen nên cảm thấy khó chịu) và cũng là khoảng thời gian bạn dễ bỏ cuộc nhất.

Kết luận

Tối giản trong quản lý thời gian giúp bạn chỉ tập trung vào làm những việc cần thiết và loại bỏ hoàn toàn những việc không cần thiết. Qua đó, bạn có nhiều thời gian hơn dành cho bản thân, gia đình và sở thích.

Mình đã và đang áp dụng cách tối giản trong quản lý thời gian này để tối đa hóa cuộc sống và nó đã giúp mình tự do hơn trong tâm trí.

Tuy nhiên, mỗi người sẽ có những cách phù hợp riêng nên bạn hãy linh hoạt áp dụng và chỉnh sửa sao cho phù hợp với bạn nhé.

Tin mình đi, nếu bạn tối giản tốt trong quản lý thời gian, bạn sẽ có rất nhiều (nếu không muốn nói là rất rất nhiều) thời gian để làm những việc bạn yêu thích.

Bạn có cảm thấy thiếu thời gian để làm việc gì đó? Bạn xử lý điều đó bằng cách nào?

guest
0 Bình Luận
Inline Feedbacks
View all comments